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Getting Things Done (GTD): Wie funktioniert das?

Getting Things Done (GTD)
Veröffentlicht am:
Lesedauer:
14 Minuten

Getting Things Done (GTD) ist ein beliebtes Zeitmanagement- und Produktivitätssystem, das den Anwender durch ein umfassendes Listen- und Terminkalendersystem darin unterstützt, seine Aufgaben und Verpflichtungen stressfrei und effizient zu erledigen.

Wenn man GTD richtig macht, bezieht es sich auf dein ganzes Leben (Selbstmanagement-Methode).

David Allen erkannte, dass das menschliche Gehirn Informationen viel besser verarbeitet (Lösungen / Ideen) als speichert (“dein Kopf ist ein beschissenes Büro”). Seine GTD-Methode zeigt deshalb, wie du das mentale Gerümpel im Kopf in ein externes System auslagerst und dann so organisierst, dass du dich zur richtigen Zeit auf die richtigen Dinge konzentrieren kannst.

Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu entwickeln - nicht um sie dort zu halten.
David Allen

Das Grundprinzip der GTD-Methode: Alle Aufgaben sollen schriftlich fixiert werden, sodass man sicher sein kann, nichts zu vergessen. Dadurch soll der Nutzer langfristig entlastet werden, denn er muss sich nun nicht mehr alles merken. Da somit auch keine Notwendigkeit besteht, sich ständig an wichtige Aufgaben zu erinnern, sollen die Gedanken auch seltener zu ungünstigen Zeiten um geplante Tätigkeiten kreisen. Sprich: Das schlafraubende Grübeln im Bett soll abnehmen. Denn Dank der schriftlichen Organisation kann sich Ihr Gehirn darauf verlassen, dass alles rechtzeitig erledigt und nichts vergessen wird. Es kann somit in Ruhephasen wirklich entspannen und sich besser auf die Aufgaben fokussieren, die gerade aktuell sind, da einem nichts mehr im Hinterkopf herumspukt.

Die Einführung von GTD beginnt damit, alle offenen Baustellen aufzuschreiben, die (wörtlich aus dem Englischen übersetzt) als “lose Enden” bezeichnet werden. Darunter fallen gemäß David Allen alle Tätigkeiten, Ziele, Projekte und Verpflichtungen, welche unerledigt sind. Alle “offenen Schleifen” bzw. “losen Enden” (open loops / loose ends) werden erfasst und in das System eingebunden.

Größere Aufgaben untergliedert man bei dieser Methode in kleinere Teilaufgaben, für die man konkrete Termine festlegt. Ein regelmäßiger Review stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben und Projekte im Blick behalten, Schwachstellen in Ihrem System erkennen und Verbesserungen vornehmen können.

Der US-Produktivitätsberater David Allen entwickelte das System und stellt es 2001 in seinem gleichnamigen Buch “Getting Things Done” der Öffentlichkeit vor. Seit dieser Veröffentlichung hat die Getting-Things-Done-Methode weltweit Millionen von Anhängern gewonnen.

Die Stufen der losen Enden

  • Stufe 0 – unklar und in meinem Kopf: “Mir ist bewusst, dass eine kaum definierte Aufgabe ansteht.”
  • Stufe 1 – klar und in meinem Kopf: “Was zu tun ist, ist klar. Autowerkstatttermin vereinbaren, Laufschuhe online bestellen, Yoga-Übungen absolvieren und meiner Mutter zum Geburtstag gratulieren.”
  • Stufe 2 – unklar und außerhalb meines Kopfes: “Ich habe mir eine Notiz über etwas Unspezifisches, jedoch Wichtiges aufgeschrieben.”
  • Stufe 3 – klar und außerhalb meines Kopfes: “Ich habe für mich klar definiert, was zu tun ist und habe es irgendwo aufgeschrieben.”
  • Stufe 4 – klar, außerhalb meines Kopfes und zur rechten Zeit verfügbar: “Ich habe eine klar definierte Aufgabe oder ein eindeutiges gewünschtes Ergebnis, welches ich genau im richtigen Moment sehe.”

Die 5 Schritte der GTD-Methode

Die GTD-Methode beinhaltet fünf Schritte, die in ihrer Reihenfolge genau festgelegt sind, um das Chaos im Kopf zu systematisieren und die Dinge geregelt zu kriegen.

Getting Things Done - 5 Schritte
Getting Things Done - 5 Schritte
  1. Sammeln: Sammle alles, was dir in den Sinn kommt. Nichts ist zu groß oder zu klein! Alles kommt direkt in deine Eingangskörbe.
  2. Verarbeiten: Verarbeite alles, was du gesammelt hast, sodass du klare und konkrete Handlungsschritte festlegen kannst. Entscheide über jedes Detail in deinen Eingangskörben: Ist es ein Projekt? Handelt es sich um einen nächsten Handlungsschritt? Dient es als Referenzmaterial?
  3. Organisieren: Ordne alles den richtigen Orten zu. Füge Termine zu deinem Kalender hinzu, delegiere Dinge an andere Personen, hefte oder speichere dein Referenzmaterial ab und sortiere deine Aufgaben.
  4. Durchsehen: Gehe regelmäßig durch deine Listen, um sie zu aktualisieren und zu bearbeiten.
  5. Erledigen: Wende dich den wichtigen Dingen zu.
Getting Things Done - MindMap
Getting Things Done - MindMap

Schritt 1: Sammeln

Sammle an möglichst wenigen Orten alles, was auf dich einströmt.

Alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen werden im sogenannten “Eingang” gesammelt. Es sind digitale wie auch analoge Eingangskörbe denkbar: E-Mail-Postfach, OneNote, Planner, To Do oder physische Ablagekörbe sowie Hängeregistraturen.

Wenn du das Getting-Things-Done-Modell einführst, kann der erste Schritt je nach Organisationsgrad zunächst einige Tage in Anspruch nehmen. Wenn du glaubst, dass es noch “lose Enden” gibt, die du vergessen haben könntest, nutze die GTD-Triggerliste, um deinem Gedächtnis auf die Sprünge zu helfen.

Danach fügst du einfach immer dann neue Aufgaben, Termine und Ideen Ihren Eingangskörben hinzu, sobald sie entstehen. Das ist meist in wenigen Minuten zu bewerkstelligen.

Die Zahl der Eingangskörbe sollte möglichst niedrig, beziehungsweise gerade so hoch wie notwendig gehalten werden.

Am Ende werden idealerweise alle Eingänge in einer Liste konsolidiert. Du kannst To Do verwenden, um deine anderen Eingangskörbe zusammenzufassen – zum Beispiel E-Mails und Nachrichten (Teams), lesenswerte Artikel, Einkaufslisten oder Referenzmaterialien, die du für später speichern möchtest. Je weniger Eingangskörbe du hast, um unabgeschlossene Dinge zu überprüfen, desto einfacher wird es, dein System aufrechtzuerhalten.

Schritt 2: Verarbeiten

Hier werden die Elemente des Eingangs durch das System geschleust. Beim Verarbeiten muss man sich unter anderem folgende Fragen stellen, welche zur korrekten Einordnung der Elemente im System führen:

Getting Things Done - Workflow
Getting Things Done - Workflow

Fange oben im Eingangskorb an, verarbeite immer nur ein Element und lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück.

  • Um was für eine Aufgabe handelt es sich?
  • Kann / will ich aktuell etwas unternehmen?
    • Falls ja:
      • Gibt es mehr als eine Aktion?
        • Falls ja:
          • Es wird ein Projekt (Planung) erfasst.
          • Es kommt auf die Liste der Pläne für Projekte.
        • Falls nein:
          • Was ist der nächste Schritt?
          • Kann die Aufgabe in unter zwei Minuten erledigt werden?
            • Falls ja:
              • Die Aufgabe wird direkt erledigt.
            • Falls nein:
              • Kann jemand anderes die Aufgabe erledigen?
              • Die Aufgabe wird delegiert und wird auf der “Warten auf”-Liste erfasst.
              • Verschieben
                • Zeitpunkt der Erledigung festlegen (Fälligkeitsdatum).
                • Auf die “Nächste Schritte”-Liste (so bald wie möglich) setzen.
    • Falls nein:
      • wirf es in den Müll oder
      • setze es auf die “Vielleicht / Irgendwann”-Liste
      • oder archiviere es als Referenzmaterial.

Entscheide regelmäßig diszipliniert für alles, was du gesammelt hast, ob du etwas damit tun musst bzw. willst oder nicht.

Schritt 3: Organisieren

Alle Eintragungen, die eine Handlung erfordern, werden zunächst Zwischenablagen zugeordnet bzw. auf Listen gesetzt und von dort aus weiterbearbeitet.

David Allen gibt verschiedene Kategorien für die Zwischenlagerung der Elemente des Eingangs nach dem Durcharbeiten vor.

Kalender

Nur Termine (z. B. vereinbarte Besprechungen mit anderen Personen, gebuchte Reisetermine) oder zeitspezifische Informationen (z. B. Geburtstagserinnerungen) werden in den Kalender eingetragen.

Alles, was “so bald wie möglich” erledigt werden soll, steht auf den Kontextlisten und nicht im Terminkalender. Zu erledigende Aufgaben kommen auf die “Nächste Schritte”-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt.

Muss eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein, bekommt sie ein Fälligkeitsdatum.

Projekte

Jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, ist in der GTD-Methode von David Allen ein Projekt. Die Renovierung der eigenen Wohnung ist also genauso ein Projekt wie die berufliche Marketing-Kampagne für ein Produkt.

Alle geplanten Projekte setzt du auf eine Projektliste, die du regelmäßig sichtest.

Vor dem Beginn des Projekts legst du eine Aufgabenliste für das Projekt an und definierst dann die nächsten Schritte für das Projekt.

Nächste Schritte

Führe abseits der Projektliste noch eine separate Liste, in der du alle projektunabhängigen nächsten Schritte auflistest. Du kannst, je nach Umfang der Aufgaben, auch mehrere kontextbezogene Listen führen - zum Beispiel für Privates, Berufliches, Telefonate und Besorgungen usw.

Hier werden die “Nächsten Aktionen” so formuliert, dass die damit verbundene Aufgabe ohne nochmaliges Nachdenken direkt begonnen werden kann (z. B. “Belege im Büro zusammensuchen” statt der nicht-GTD-Aufgabe “Steuererklärung machen”).

Warten auf

Führe außerdem eine Erinnerungsliste für alle Aufgaben, die du an andere delegiert hast. So hast du im Blick, an welchen Aufgaben andere für dich arbeiten. Lege Termine fest, an denen du nachfasst, wie weit die Erledigung vorangeschritten ist.

Vielleicht / Irgendwann

Ideen, die vielleicht (also noch nicht entschieden) oder irgendwann (also ohne benennbaren Zeitpunkt) zu Aktionen oder Projekten werden können. Beim Wochenrückblick wird diese Liste regelmäßig gesichtet und dabei jede aktuell gewordene Idee entweder als einzelne Aktion oder als ganzes Projekt in die aktiven Listen übertragen und jede uninteressant gewordene Idee komplett aus der Liste entfernt.

Referenzmaterial

Diese Kategorie enthält das Begleitmaterial für die tägliche Arbeit und kann individuell gestaltet werden. Das Referenzmaterial kann gleichzeitig als Archiv dienen oder nur Begleitmaterial zu aktuellen Projekten enthalten. Bei der physischen Umsetzung dieser Kategorie gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel Hängeregister, Rollschränke, Karteikästen oder Wiedervorlagemappen. Wie man diese Kategorie auch realisiert, es muss Spaß machen, Dinge dort abzulegen oder zu entnehmen und somit ist es jedem selbst überlassen, welche Möglichkeit er in Betracht zieht. Das Ablegen sollte allerdings möglichst einfach und schnell möglich sein (“60-Sekunden-Regel”), damit sich kein Stapel mit abzulegenden Dingen bildet.

Aufgabenbezogene Referenzmaterialien können den Anhängen der jeweiligen Aufgabe beigefügt werden.

Schritt 4: Durchsehen

Das Organisieren der eigenen Aufgaben und Termine schafft zwar Übersicht, sorgt allein aber noch nicht dafür, dass die eigene Produktivität steigt und alles in der vorgesehenen Zeit erledigt ist. Dafür ist es notwendig, dass du deine Listen regelmäßig sichtest.

Stelle durch regelmäßige Durchsicht sicher, dass dein System aktuell und gepflegt ist, so dass du dich darauf verlassen kannst.

Nur wenn du sicher sein kannst, dass dein System aktuell ist, kannst du dich später ohne Gedanken an mögliche vergessene Termine ganz auf die vor dir liegende Aufgabe konzentrieren.

Du solltest daher mindestens einmal täglich in deinen Terminkalender schauen und deine Aufgabenlisten prüfen, um das nächste To-do auszuwählen. Leere auch einmal am Tag deine Eingangskörbe.

Einmal in der Woche erfolgt der Wochenrückblick. Hierbei werden die Termine geprüft, die erfolgreich abgeschlossenen Tätigkeiten aus dem System genommen, mindestens ein nächster Schritt für jedes aktuelle Projekt festgelegt, der Eingangskorb ins System eingepflegt und neue Ziele und Projekte definiert und ebenfalls eingespeist.

Bei der GTD-Methode wird einmal pro Woche ein Wochenrückblick durchgeführt. Dieser Rückblick beinhaltet folgende Schritte:

  • Kopf leeren: zum Wochenabschluss notierst du noch einmal alle Ideen, die dir durch den Kopf gehen.
  • Eingangskörbe: Sortiere neue Aufgaben, Ideen und Termine in das GTD-System ein.
  • Aufgabenliste: Ist die Liste aktuell? Sind alle erledigten To-dos gestrichen? Welche Aufgaben stehen für die nächsten Tage an?
  • Projektlisten: Ist die Liste aktuell? Habst du in der vergangenen Woche mindestens einen nächsten Schritt getan, um dein(e) Projekt(e) voranzubringen?
  • “Vielleicht / Irgendwann”-Liste: Willst du einiges auf dieser Liste in die Projektliste verschieben und aktuell bearbeiten?
  • Terminkalender: Ist der Kalender aktuell? Hast du wirklich alle Termine wahrgenommen? Welche Termine stehen in den nächsten Tagen an? Sind alle Termine eingetragen?
  • “Warten auf”-Liste: Wie ist der aktuelle Stand der delegierten To-dos? Hake gegebenenfalls bei Mitarbeitern nach.

Schritt 5: Erledigen

Entscheide basierend auf Deiner Umgebung (Kontext), der verfügbaren Zeit, Deiner Energie und schließlich der Priorität, was du als nächstes tust.

Erledigen der nächsten Schritte, die auf der passenden Kontextliste aufgeführt sind, nachdem basierend auf dem Kontext, der zur Verfügung stehenden Zeit, dem persönlichen Energieniveau eine Vorauswahl getroffen wurde. Nach der Vorauswahl wird an der Aufgabe gearbeitet, die die höhere Priorität hat.

Kontext

So bald du freie Zeit hast, die du produktiv nutzen möchtest, fragst du dich zunächst: In welchem Kontext befinde ich mich? Und was kann ich jetzt überhaupt tun?

Verfügbare Zeit

Wie viel Zeit steht dir gerade zur Verfügung und wie lange dauert die Aufgabe?

Verfügbare Energie

Aufgaben, die deine volle Konzentration und Leistungsfähigkeit fordern, solltest du auf eine Zeit legen in der du dich fit und energievoll fühlst.

Priorität

Wenn mögliche Aufgaben anhand der drei Kategorien vorsortiert sind und sich verschiedene Optionen bieten, entscheidet die Priorität. Welche Aufgabe ist die Wichtigste? Beginne genau mit dieser.

Sonstiges

Das operative grundlegende GTD-System kann durch weitere Listen (nicht zu verwechseln mit den oben erklärten “Kontextlisten”) ergänzt werden. Hier kann beispielsweise eine Liste mit langfristigen Zielen erstellt werden, hierbei handelt es sich um die sogenannten höheren Fokusebenen. Sofern diese Liste genutzt wird, kann bei der Wochendurchsicht geprüft werden, ob alle hinzugekommenen Projekte mit den eigenen langfristigen Zielen im Einklang stehen. Es wäre auch eine Liste mit routinemäßigen Tätigkeiten (Gewohnheiten) denkbar, wie zum Beispiel “Büropost zum Sammelkorb bringen” oder “Eintrag ins Fahrtenbuch schreiben”, ebenso sind Checklisten empfehlenswerte Ergänzungen.

Stärken und Schwächen von GTD

Die GTD-Methode polarisiert: Sie hat viele begeisterte Anhänger, aber auch zahlreiche Kritiker.

Stärken

Zuverlässigkeit: Das System stellt sicher, dass alle Aufgaben (rechtzeitig) erledigt werden. Wer häufiger Termine vergisst, für den kann die GTD-Methode Abhilfe sein.

Umfassende Organisation: Getting Things Done bietet ein einzelnes Organisationssystem für alle Projekte, sowohl private als auch berufliche. Damit sinkt das Risiko, sich zu verzetteln.

Fördert zeitnahe Umsetzung: Mit der Unterscheidung der einzelnen Schritte „Organisieren“, „Durchsehen“ und „Erledigen“ wirkt GTD Überforderung entgegen. Indem große Projekte in kleinere Teilaufgaben untergliedert werden, sorgt es dafür, dass der Einstieg in die Projektarbeit leichter fällt.

Klare Struktur: Die zahlreichen Listen und Leitfragen sorgen dafür, dass freie Zeit effizient verwendet wird und sie unterbinden produktivitätshemmendes, orientierungsloses Hin- und Herspringen von Aufgabe zu Aufgabe.

Freiheit: So umfassend die GTD-Methode ist, auf der Tagesebene lässt sie viel Freiheit. Denn sie diktiert keinen festen Tages- oder Wochenplan. Jeder entscheidet selbst, welche Aufgabe er als nächstes erledigt. Das kann motivieren – manche Anwender sehen darin jedoch auch eine Schwäche.

Schwächen

Keine Unterstützung bei Priorisierung: In Getting Things Done spielen Prioritäten eine untergeordnete Rolle. Das System sorgt in erster Linie dafür, dass nichts vergessen wird und dass freie Zeit effizient genutzt wird. Wer hingegen sichergehen will, dass er die richtigen Prioritäten setzt, muss zusätzlich andere Techniken nutzen – zum Beispiel die Eisenhower-Matrix.

Keine Wochen- oder Tagesorganisation: Getting Things Done bietet auch keine optimierten Wochen- oder Tagesplanungen. Wer Schwierigkeiten hat, Ziele zu definieren, nächste Schritte festzulegen und seinen Tagesablauf effektiv zu gestalten, dem hilft die GTD-Methodik kaum weiter. Für die Tagesplanung ist beispielsweise die ALPEN-Methode besser geeignet.

Komplexe Systematik: Getting Things Done lässt sich nicht in fünf Minuten durchdringen und nicht in einem Nachmittag umsetzen. Wer das System aber gewinnbringend anwenden möchte, muss es bis in die Einzelheiten verstanden haben und konsequent anwenden. Ganz oder gar nicht. Wenn man zum Beispiel die Wochenrückblicke auslässt oder sich nicht mit der Splittung der Aufgabenlisten in Kontextlisten befasst, beschneidet man seinen eigenen Erfolg.

(Zu) viele Gewohnheitsänderungen: Wer sich auf die GTD-Methode einlässt, steht vor der Herausforderung, zahlreiche Gewohnheiten in kurzer Zeit verändern zu müssen. Das regelmäßige Leeren der Eingangskörbe ist Pflicht, das Durchsehen der Projekt- und Warten-auf-Listen muss eingeplant werden und auch das Führen von Kontextlisten muss man erst einmal trainieren.

Hier liegt der Hauptkritikpunkt an Getting Things Done: Mit diesen zahlreichen Umstellungen würde der Nutzer überfordert. Wer sich schwer tut, neue Gewohnheiten zu etablieren, sollte sich möglicherweise nach einer anderen Organisationstechnik umsehen, die besser zu seiner Persönlichkeit passt.

Fazit: Getting Things Done funktioniert, aber nicht für jeden

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die funktioniert. Das haben zahlreiche Anhänger mit ihren Erfolgsberichten gezeigt. Doch eine simple Methodik ist GTD nicht.

Vor allem Menschen, die ein sehr analytisches und strukturiertes Vorgehen schätzen und bereits Klarheit über ihre Ziele und Prioritäten haben, können von Getting Things Done profitieren. Wer mit diversen unterschiedlichen Aufgaben betraut ist, hat mit dem System eine praktische Hilfe, mit der sich besser Überblick behalten lässt.

Für Menschen, die allerdings nur in einer überschaubaren Anzahl von Projekten involviert sind und nicht extrem viele unterschiedliche (berufliche und private) Verantwortlichkeiten haben, ist die GTD-Methode in der Regel überdimensioniert. In solchen Fällen reicht es meist bereits, den eigenen Kalender gut zu pflegen, eine To-do-Liste für berufliche und eine für private Angelegenheiten konsequent zu führen und einen wöchentlichen Termin zum Aufräumen des E-Mail-Postfachs festzulegen.

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