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Was ist Kanban?

Agiles Arbeiten - Kanban
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Kanban: Agile Projekte leicht steuern
Eine populäre Methode, um das Aufgabenmanagement agiler zu gestalten, ist Kanban. Kanban ist eine Methode in der Softwareentwicklung, bei der die Anzahl paralleler Arbeiten, der Work in Progress (WiP), begrenzt und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht und Probleme – insbesondere Engpässe – schnell sichtbar gemacht werden sollen.

Im Japanischen bedeutet Kanban „Signalkarte“. Kanban hilft dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Im klassischen Modell gibt es drei Spalten:

To Do

In die Spalte ganz links werden die Aufgaben eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.

In Progress

Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.

Done

Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitspaketen.

Die Menge an Aufgaben, an denen zu einem Zeitpunkt gearbeitet werden darf, sollte begrenzt werden. Die Anzahl der Aufgabenkarten, die sich eine „Station“ (meist ein Mitarbeiter, eine Abteilung oder ein Team) ziehen darf, wird also limitiert. Dabei entsteht ein Pull-System, d.h. jede Arbeitsstation zieht sich aktiv eine neue Aufgabe aus dem Aufgabenpool, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Dazu muss die Kapazität der einzelnen Stationen aber vorab definiert werden, denn meist liegen mehr Aufgaben an, als das Team zeitgleich bewältigen kann. Das System baut also auf eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Aufgaben und soll so schlank und agil bleiben.

Zwangsläufig entstehen sogenannte Bottlenecks oder Flaschenhälse, an denen sich die Arbeit staut (erkennbar an einer größeren Menge von Kanban-Karten bei einer Person oder einem Teilprojektteam). An dieser Stelle muss das System dann verbessert werden, beispielsweise durch das Umschichten von Ressourcen oder eine andere Aufteilung der Arbeit.

Um mit Kanban starten zu können, muss ein Backlog angelegt werden. Streng genommen ist der Backlog eine Liste von Anforderungen, die an das Projektergebnis gestellt werden, also beispielsweise eine Liste von Funktionen, die das im Rahmen des Projektes entwickelte neue Produkt haben soll. Etwas freier interpretiert kann der Backlog einfach eine To Do- oder Aufgabenliste sein. Diese muss im nächsten Schritt priorisiert werden.

Wenn man Aufgaben auf einer Kanban-Tafel visualisiert, dann kommen diese priorisierten Aufgaben in die ganz linke Spalte – diese kann z.B. „Nicht begonnen“ heißen. Jede Aufgabe wird auf einer eigenen Kanban-Karte festgehalten. Die Verantwortlichen sollten außerdem definieren, wie viele Aufgaben parallel in Bearbeitung sein dürfen, denn meist gibt es deutlich mehr Arbeit, als das Team auf einmal bewältigen kann.

Dann kann es losgehen. Da Kanban ein Pull-System ist, dürfen die Mitarbeiter sich ihre Aufgaben selbst ziehen, d.h. sie dürfen entscheiden, welche der Aufgaben aus dem Backlog sie als nächstes bearbeiten möchten. Dieses hohe Maß an Selbstbestimmung beeinflusst auch die Motivation der Teamitglieder positiv.

Diese Aufgaben rücken dann in die zweite Spalte vor, die meist „In Bearbeitung“ oder „In Progress“ heißt. Bereits abgeschlossene Aufgaben wandern in die Spalte ganz rechts.

Wird im Projektteam mit einem Gantt-Diagramm und verbindlichen Meilensteinen gearbeitet, ist das auch kein Problem: Jedes Arbeitspaket erhält das Fälligkeitsdatum des Vorgangs, dem es zugeordnet ist.

Die tägliche Zusammenarbeit ist eines der wichtigsten agilen Prinzipien und zugleich eines der Erfolgsgeheimnisse agilen Projektmanagements. Damit Kanban gut funktioniert, sind 15-minütige tägliche Stand-Up-Meetings absolut empfehlenswert, so können sich alle Teammitglieder darüber austauschen, wie sie seit dem letzten Meeting vorangekommen sind und wie die nächsten Schritte aussehen.

Wenn täglich über den Projektfortschritt gesprochen wird, erkennen Projektmanager auch recht schnell, wo sich Flaschenhälse bilden, d.h. an welcher Station sich die noch nicht erledigten Aufgaben stauen. Eine Station kann ein Teilprojektteam oder ein einzelner Mitarbeiter sein.

Quellen
Wikipedia - Kanban: https://de.wikipedia.org/wiki/
Limited WIP Society - The Home of Kanban: http://limitedwipsociety.ning.com/

Schlagwörter:
AgilProjektmanagementKanban